Dai 2.000 agli 80.000 euro all’anno di risparmio, a seconda delle dimensioni dell’impresa. Ma anche la possibilità di ridurre al minimo l’invasività delle ispezioni dell’Agenzia delle Entrate e della Guardia di Finanza, grazie a un compact disc che contenga i bilanci e le scritture contabili.
La digitalizzazione dell’archiviazione e della conservazione dei documenti a fini fiscali e tributari rappresenta oggi, per le imprese e gli enti pubblici, un’importante opportunità sia in termini economici che organizzativi.
Sono sempre di più le pubbliche amministrazioni, le imprese e gli studi professionali che hanno intuito gli enormi risparmi che si possono ottenere con una gestione documentale totalmente informatica.
“Archiviazione e conservazione sostitutiva dei documenti contabili e fiscali” è il convegno, aperto al pubblico, che Confindustria Modena ha organizzato nel pomeriggio di martedì 26 maggio, a partire dalle 14.30, presso l’Auditorium “Giorgio Fini”, per approfondire gli aspetti normativi e procedurali connessi ai processi di archiviazione e di gestione informatica dei documenti contabili e fiscali.
In particolare, l’archiviazione sostitutiva ottica è una procedura capace di garantire per anni la validità legale di un documento informatico. È l’approdo concreto di quello che trent’anni fa era il “paperless office”, l’ufficio senza carta: le aziende possono risparmiare sui costi di stampa e archiviazione.
Per quanto riguarda la fatturazione elettronica, si tratta del classico circuito dei pagamenti che dal supporto cartaceo passa al formato elettronico. I tempi di invio e ricezione degli ordini diventano più rapidi, e si eliminano i costi vivi che derivano dalla postalizzazione.
Il convegno prenderà il via con una panoramica dei vantaggi più evidenti di questa nuova frontiera tecnologica da parte del capo sezione Telecomunicazioni-Informatica di Confindustria Modena Gabriele Ubaldini, cui seguirà la relazione del commercialista e revisore contabile Umberto Zanini che darà conto del quadro legislativo di riferimento. Successivamente Giorgio Confente, della direzione Agenzia delle Entrate Lombardia, parlerà delle procedure che i funzionari dell’amministrazione finanziaria mettono in atto durante i loro controlli in azienda. Infine, prima del dibattito e delle conclusioni, il responsabile amministrativo Laura Bignamini e il fiscal manager Michele Crippa presenteranno il caso della loro azienda, la Danone Spa, e le esigenze che li hanno spinti alla conservazione sostitutiva.
«La dematerializzazione costituisce un’opportunità straordinaria per fare efficienza all’interno delle nostre imprese», afferma Gabriele Ubaldini, «attraverso le archiviazioni e la fatturazioni elettroniche si innesca un meccanismo virtuoso tale per cui non solo si ottiene una contrazione significativa dei costi ma anche lo snellimento della burocrazia e la razionalizzazione degli spazi normalmente dedicati alle cataste di carta».