Quando un’azienda sceglie una stampante o un sistema multifunzione per il proprio ufficio, l’attenzione si concentra spesso sulle caratteristiche tecniche della macchina: velocità, qualità di stampa, formato, possibilità di lavorare a colori e funzioni di scansione.
Sono aspetti importanti, ma rappresentano soltanto una parte della scelta.
Una stampante professionale viene utilizzata ogni giorno, spesso da più persone contemporaneamente, e deve integrarsi con i normali flussi di lavoro dell’azienda. Per questo manutenzione, disponibilità dei consumabili, assistenza tecnica e capacità del fornitore di intervenire in caso di necessità possono diventare importanti quanto il modello installato.
È su questo rapporto tra tecnologia e servizio che Copygraf ha costruito la propria attività a Roma, occupandosi da oltre trent’anni di sistemi di stampa destinati sia agli uffici sia al Production Printing.
Un’azienda specializzata nella stampa digitale
Copygraf Srl opera nel settore delle apparecchiature per la stampa professionale offrendo vendita, noleggio e assistenza.
La specializzazione comprende due ambiti principali.
Da una parte ci sono le soluzioni Office, quindi stampanti e sistemi multifunzione destinati ad aziende, studi professionali e organizzazioni di dimensioni differenti.
Dall’altra c’è il Production Printing, rivolto a realtà che utilizzano la stampa come parte centrale della propria attività produttiva.
Questa esperienza su volumi ed esigenze differenti permette all’azienda di non limitarsi alla fornitura di una macchina, ma di partire dalle caratteristiche concrete dell’organizzazione che dovrà utilizzarla.
Sul proprio sito Copygraf indica oltre 1.000 macchine Office installate e 120 installazioni Production Printing nel Lazio, oltre a circa 30 milioni di copie e stampe gestite ogni anno.
Oltre trent’anni al fianco di Konica Minolta
Uno degli aspetti più caratterizzanti della storia di Copygraf è il rapporto con Konica Minolta.
L’azienda si definisce centro esclusivo Konica Minolta fin dall’avvio della propria attività, quindi da oltre trent’anni. È inoltre rivenditore autorizzato del marchio e dichiara di fornire macchine originali provenienti dalla casa madre italiana.
Si tratta di una relazione importante soprattutto perché non riguarda esclusivamente la vendita.
Copygraf dispone delle certificazioni relative al servizio tecnico e il personale segue corsi di formazione dedicati messi a disposizione da Konica Minolta.
Per chi sceglie una macchina professionale, questo significa poter affidare apparecchiatura e assistenza a un interlocutore che lavora da molti anni sullo stesso ecosistema tecnologico.
Perché la specializzazione sul marchio può essere un vantaggio
Una stampante multifunzione moderna è molto più complessa di una semplice periferica.
Integra componenti meccaniche, elettroniche, software, connessione alla rete, funzioni di scansione e strumenti per la gestione dei documenti.
Quando si verifica un problema, conoscere in modo approfondito la piattaforma può contribuire a rendere più efficace la diagnosi.
La specializzazione diventa utile anche durante la configurazione iniziale.
Un ufficio potrebbe avere bisogno soprattutto di scansione e digitalizzazione, mentre un altro potrebbe stampare elevati volumi a colori. Una realtà più strutturata può invece avere più macchine collegate alla stessa rete.
Il sistema deve quindi essere configurato rispetto all’ambiente in cui verrà utilizzato.
Copygraf propone la gamma Konica Minolta Bizhub per il mondo Office e la linea PRESS per i professionisti della stampa.
Il noleggio come alternativa all’acquisto
Per molte aziende acquistare direttamente una macchina non è necessariamente l’unica soluzione.
Il noleggio permette di utilizzare il sistema di stampa attraverso un contratto definito, evitando l’investimento iniziale legato all’acquisto e integrando nel servizio altre attività necessarie al suo funzionamento.
Questa formula può risultare interessante soprattutto quando la stampante viene utilizzata quotidianamente e il cliente preferisce delegare a un unico fornitore anche manutenzione e gestione dei consumabili.
Copygraf propone una formula di noleggio ALL-IN studiata per i sistemi di stampa e la gestione documentale.
Il valore del servizio non consiste quindi soltanto nel mettere una macchina a disposizione dell’azienda.
L’obiettivo è costruire un rapporto continuativo durante il periodo di utilizzo.
Cosa comprende la formula ALL-IN
Nel noleggio professionale è importante capire esattamente quali attività siano incluse.
Una macchina può infatti avere un canone apparentemente conveniente, ma generare successivamente costi separati per manutenzione, toner e componenti.
La formula proposta da Copygraf comprende assistenza tecnica, manodopera, toner, materiali di consumo e pezzi di ricambio previsti per il funzionamento del sistema, con esclusione della carta.
Questo permette di concentrare diverse voci all’interno dello stesso servizio.
Per l’azienda cliente significa soprattutto ridurre la necessità di gestire separatamente fornitori, ricambi e approvvigionamenti.
Una consulenza prima della scelta della macchina
Una delle caratteristiche su cui Copygraf insiste è la consulenza pre-vendita.
Prima di individuare il sistema vengono considerate dimensioni dell’azienda, necessità di stampa e caratteristiche dell’attività.
È un principio particolarmente importante nel noleggio.
Un contratto può accompagnare l’azienda per diversi anni e scegliere una macchina sovradimensionata può significare sostenere costi non necessari.
Al contrario, un sistema troppo piccolo rispetto ai volumi reali può diventare rapidamente insufficiente.
Tra le informazioni utili da analizzare ci sono:
- numero degli utenti;
- quantità media di stampe mensili;
- utilizzo del colore;
- necessità di stampa in A3;
- volume delle scansioni;
- tipo di documenti prodotti;
- eventuali funzioni di finitura;
- numero di sedi o reparti;
- necessità di gestione documentale;
- possibilità di crescita dell’azienda.
La tecnologia dovrebbe quindi essere scelta dopo aver compreso il lavoro, e non il contrario.
Assistenza tecnica e continuità operativa
Il vero valore di un servizio di noleggio emerge spesso dopo l’installazione.
Finché tutto funziona correttamente, la stampante può sembrare un elemento secondario dell’organizzazione.
Un malfunzionamento rende invece evidente quanto il sistema sia integrato nelle attività quotidiane.
Copygraf dispone di tecnici specializzati e offre sia assistenza tradizionale sia supporto remoto.
L’azienda dichiara inoltre di mantenere internamente un magazzino con macchine, toner e ricambi, pensato per supportare l’attività dei propri tecnici.
Per chi noleggia una stampante, questo aspetto è particolarmente importante.
Il rapporto con il fornitore non termina infatti nel momento in cui la macchina viene consegnata.
Un magazzino interno per ricambi e consumabili
Una parte dell’efficienza dell’assistenza dipende dalla disponibilità dei componenti necessari.
Individuare correttamente un guasto serve a poco se il ricambio deve poi essere reperito attraverso tempi particolarmente lunghi.
La presenza di un magazzino interno con macchine, pezzi di ricambio e toner permette a Copygraf di sostenere direttamente la propria struttura tecnica.
Lo stesso principio vale per i materiali di consumo.
Un ufficio non dovrebbe essere costretto a organizzare continuamente gli ordini di toner se questi sono già compresi nella formula scelta.
In un servizio ALL-IN, la gestione dei consumabili diventa quindi parte dell’organizzazione offerta dal fornitore.
Tecnici formati direttamente sul prodotto
La formazione assume un ruolo centrale soprattutto quando i sistemi diventano più sofisticati.
Copygraf dichiara che Konica Minolta mette a disposizione del proprio personale corsi dedicati, mentre l’azienda dispone delle certificazioni necessarie per il servizio tecnico sul marchio.
La conoscenza deve inoltre essere aggiornata nel tempo.
Nuovi modelli introducono funzioni, software e modalità di gestione differenti.
Per questo un’esperienza trentennale assume valore soprattutto quando viene accompagnata da una formazione continua.
Non basta conoscere le macchine del passato.
Bisogna riuscire a mantenere le competenze allineate con l’evoluzione tecnologica.
Sistemi multifunzione per uffici di dimensioni differenti
Non esiste un’unica configurazione adatta a qualsiasi ambiente di lavoro.
Un piccolo studio può aver bisogno di un sistema compatto, mentre una struttura con numerosi dipendenti può richiedere velocità superiori e capacità di gestire carichi molto maggiori.
Copygraf propone le soluzioni Konica Minolta partendo proprio dal piccolo ufficio fino alle produzioni più importanti.
Anche le funzioni cambiano.
Oltre alla stampa possono essere importanti:
- copia;
- scansione;
- stampa a colori;
- collegamento alla rete;
- gestione di più utenti;
- formati differenti;
- flussi di acquisizione documentale.
Il sistema multifunzione deve quindi essere pensato come una parte dell’infrastruttura dell’ufficio.
Noleggio e prevedibilità dei costi
Uno dei motivi che può portare un’azienda verso il noleggio riguarda la pianificazione economica.
Acquistare una stampante significa sostenere il costo iniziale della macchina e gestire successivamente manutenzione e consumabili.
Con una formula più completa, invece, diverse voci possono essere ricondotte a un servizio programmato.
Questo non significa che il noleggio sia automaticamente più conveniente in qualsiasi situazione.
La convenienza dipende da volumi, durata, macchina scelta e condizioni contrattuali.
Il vantaggio consiste soprattutto nella possibilità di conoscere prima una parte significativa dei costi operativi e ridurre l’esposizione a interventi straordinari non pianificati.
Una tecnologia che può evolvere insieme all’azienda
Le esigenze di un ufficio possono cambiare.
Un’impresa può crescere, assumere nuovi dipendenti o aprire una nuova sede.
Al contrario, la digitalizzazione può ridurre progressivamente il volume delle stampe.
Il sistema scelto oggi potrebbe quindi non essere quello più adatto tra alcuni anni.
Un modello basato sul noleggio permette di affrontare con maggiore flessibilità anche il tema dell’aggiornamento tecnologico.
La macchina non viene necessariamente considerata come un investimento da utilizzare fino alla completa obsolescenza.
Alla fine del ciclo contrattuale può essere sostituita con una soluzione più recente e maggiormente coerente con le esigenze maturate nel frattempo.
Dalla stampante alla gestione documentale
La stampa contemporanea è sempre più collegata alla digitalizzazione.
Molti documenti entrano in azienda in formato cartaceo e devono essere trasformati in file, organizzati e successivamente recuperati.
Altri nascono direttamente in digitale ma devono essere stampati soltanto in alcuni momenti.
Per questo Copygraf non si limita all’hardware.
L’azienda offre anche consulenza per la gestione documentale, studiando soluzioni hardware e software finalizzate all’ottimizzazione dei flussi cartacei e digitali.
L’obiettivo dichiarato è ridurre tempi di ricerca e riproduzione dei documenti e limitare errori e inefficienze.
È un passaggio importante perché sposta l’attenzione dalla singola stampante al modo in cui l’intera organizzazione gestisce le informazioni.
Il rapporto tra Copygraf e Konica Minolta
La definizione di centro esclusivo Konica Minolta rappresenta quindi un elemento centrale nell’identità di Copygraf.
Il rapporto dura dall’inizio dell’attività aziendale e si traduce nella commercializzazione di apparecchiature originali, nell’autorizzazione alla rivendita e nelle competenze certificate relative al servizio tecnico.
Per un cliente che vuole noleggiare una macchina Konica Minolta questo permette di avere un unico interlocutore per più fasi:
- consulenza iniziale;
- scelta della macchina;
- noleggio;
- installazione;
- configurazione;
- assistenza;
- manutenzione;
- toner;
- ricambi;
- aggiornamento del sistema.
È questa continuità a rappresentare uno dei principali motivi per cui il rapporto storico con il produttore assume valore concreto.
Perché scegliere Copygraf per un noleggio a Roma
Guardando complessivamente il servizio, gli elementi distintivi di Copygraf possono essere ricondotti a più fattori.
L’azienda mette insieme:
- oltre trent’anni di esperienza;
- sede e struttura operativa a Roma;
- rapporto storico con Konica Minolta;
- status dichiarato di centro esclusivo Konica Minolta;
- autorizzazione alla rivendita del marchio;
- tecnici specializzati e formati;
- certificazioni per il servizio tecnico;
- noleggio ALL-IN;
- assistenza specializzata e remota;
- disponibilità interna di ricambi e toner;
- sistemi Office e Production Printing;
- consulenza pre-vendita;
- soluzioni software per la gestione documentale.
Il vantaggio deriva soprattutto dalla possibilità di concentrare queste competenze in un unico interlocutore.
Il fornitore conta quanto la stampante
Quando si confrontano due proposte di noleggio, è facile concentrarsi sulle specifiche tecniche delle apparecchiature e sull’importo del canone.
Ma un contratto dura nel tempo.
Una differenza minima tra due macchine può diventare meno importante rispetto alla qualità dell’assistenza ricevuta negli anni successivi.
Bisogna quindi chiedersi anche chi interverrà in caso di problema, quali consumabili siano compresi, come venga gestita la manutenzione e quale esperienza possieda il fornitore sul prodotto scelto.
È proprio sotto questo profilo che l’esperienza di Copygraf assume particolare rilevanza.
Oltre trent’anni di attività e un rapporto altrettanto lungo con Konica Minolta permettono all’azienda di presentarsi non semplicemente come rivenditore di apparecchiature, ma come struttura specializzata nel seguire il sistema durante il suo utilizzo.
Una scelta che riguarda l’organizzazione dell’ufficio
Noleggiare una stampante professionale non significa quindi soltanto decidere quale modello installare.
Significa scegliere come gestire negli anni assistenza, manutenzione, materiali di consumo e progressivo aggiornamento tecnologico.
Per un’azienda romana, rivolgersi a una realtà specializzata e presente sul territorio può semplificare questa gestione.
Copygraf costruisce la propria proposta proprio intorno alla continuità del servizio: consulenza iniziale, tecnologia Konica Minolta, struttura tecnica e formula di noleggio vengono integrate all’interno dello stesso rapporto.
È questa combinazione tra esperienza, specializzazione sul marchio e assistenza a rappresentare il principale elemento distintivo dell’azienda.
Perché quando una stampante viene utilizzata ogni giorno, la qualità della scelta non si misura soltanto nel momento in cui viene installata, ma soprattutto nella capacità di mantenerla efficiente durante tutto il suo ciclo di utilizzo.