Quanto costa aprire una società in USA? La guida pratica

Ecco cosa serve sapere sui costi iniziali e quelli nascosti. Dall’apertura alle tasse annuali: l’esperienza sul costo reale di una società negli Stati Uniti

Avete mai provato a cercare su Google “quanto costa aprire una società in USA”? La risposta tipica è: “Dipende dallo Stato”. Ed è vero. Ma è anche una semplificazione che non vi dice nulla su quanto veramente andrete a spendere, né su quali errori vi faranno perdere tempo e soldi.

ExportUSA lavora ogni giorno con imprenditori e aziende italiane che vogliono entrare nel mercato americano. E quello che vi raccontiamo in questo articolo è frutto dell’esperienza diretta, dei casi reali e di più di 20 anni di consulenze fatte negli Stati Uniti (sede a Brooklyn, New York).

Quanto costa davvero aprire una società in USA: tutte le voci di spesa

Consulenza iniziale e preparazione (facoltativa ma utile)

Prima di aprire la società consigliamo di investire in una consulenza con esperti del mercato USA. Questo costo è opzionale ma vi aiuterà ad evitare molti passi falsi e quindi perdere molto più tempo e denaro.
Costo della consulenza = 400 dollari circa

Costi di registrazione nello Stato (Filing fee)

La tassa statale per registrare la nuova società (Articles of Organization per LLC o Articles of Incorporation per Corporation). Varia da stato a stato: ad esempio, può essere intorno a $50-150 in stati più economici come il Wyoming, fino a $350-400 in California.
E’ una spesa una tantum.

Pubblicazione su giornali (obbligo in alcuni stati)

In alcuni stati specifici esistono requisiti extra. Un esempio è lo stato di New York, che richiede di pubblicare l’annuncio di costituzione delle LLC su giornali locali per alcune settimane.
E’ un costo che molti non prevedono: può arrivare intorno ai $1000 solo per le inserzioni sui giornali. Questo obbligo è raro, presente in pochi stati, ma vale la pena informarsi se si sceglie di aprire lì la propria azienda.

Registered Agent e indirizzo locale

E’ una figura obbligatoria in quasi tutti gli stati USA, incaricata di ricevere atti e comunicazioni legali per la società. Se il fondatore non risiede negli USA, dovrà ingaggiare un servizio di Registered Agent. Il costo medio di questo servizio è di $100-300/anno. Individuare Registered Agent affidabile vi aiuta ad evitare problemi legali.

Ottenimento dell’EIN (Employer Identification Number)

Si tratta del codice fiscale federale (simile alla partita IVA italiana) per la nuova società. Si richiede gratuitamente tramite l’IRS, ma per un non-residente può essere più macchinoso (invio di documenti, tempi di attesa, ecc..).

Accordo operativo e spese legali iniziali

Se la società è una LLC occorre la redazione iniziale del Operating Agreement (accordo tra soci). Molti trascurano questo documento ma è fondamentale e spesso richiede l’aiuto di un legale USA. Il costo per prepararlo è di qualche centinaio di dollari se ci si affida ad un avvocato.
Per una Corporation vi sono altri documenti da predisporre (bylaws, registri) per cui è opportuno considerare nei costi un minimo di assistenza legale per partire con il piede giusto.

Tasse annuali statali e Annual Report

Oltre ai costi iniziali, quasi ogni stato richiede dei pagamenti periodici per mantenere attiva la società. Occorre perciò mettere a budget anche dei costi ricorrenti come:

• l’Annual Report, un aggiornamento annuale da presentare allo Stato, spesso con tassa annessa, tipicamente tra $50 e $150 a seconda dello stato),
• eventuali Franchise Tax annuali, tassa forfettaria che alcuni stati impongono alle società per il solo fatto di operare lì, ad esempio Delaware $300 ogni anno, California $800/anno per le LLC.
  Non sono costi di apertura ma di mantenimento, bisogna conoscerli sin dall’inizio per evitare sorprese l’anno successivo.

Altre spese accessorie iniziali

• Apertura di un conto bancario aziendale USA: spesso gratuita, ma può comportare viaggi o tempi se il processo richiede presenza fisica.
• Licenze o permessi particolari: a seconda del settore, potrebbero servire licenze locali/federali (es. vendita alcolici, autorizzazioni sanitarie) e i costi variano sensibilmente da uno stato all’altro.
• Sito web e marketing iniziale negli USA: mettete in conto qualche investimento per un sito web localizzato e attività promozionali di base.

Range totale stimato per l’apertura di una società negli USA

Quanto serve quindi per avviare una società negli Stati Uniti? Possiamo dire indicativamente a partire da $500 all’anno a salire in relazione allo stato nel quale si vuole aprire l’attività, al fatturato, e ai servizi dei professionisti coinvolti ma è comunque molto inferiore rispetto a tanti altri paesi.

I costi nascosti che nessuno ti dice (le sorprese dopo l’incorporazione)

Oltre ai costi “ufficiali”, ci sono spese e complicazioni che spesso non vi raccontano, come ad esempio;

• Doppia registrazione (Foreign LLC) se operi fuori dallo stato di costituzione
  Scegliere uno stato “economico” per costituire la società (es. Delaware o Wyoming) potrebbe non bastare. Se la vostra azienda opera fisicamente in un altro stato (ad es. avete uffici o vendite in California), dovrete registrarvi come società straniera anche lì, pagando una seconda filing fee e tasse annuali anche in quello stato.
• Contabilità e burocrazia multi-stato
  Collegato al punto sopra, gestire una società registrata in più stati significa avere adempimenti burocratici multipli. Dal punto di vista dei costi, comporta dover magari assumere un commercialista esperto di fiscalità USA che sappia gestire dichiarazioni fiscali in stati differenti. Destreggiarsi tra normative di stati diversi può aumentare il rischio di errori o sanzioni per cui è meglio prevenire affidandosi a società esperte come ExportUSA.
• Commissioni per il Registered Agent (ogni anno)
  Anche se lo abbiamo già menzionato tra i costi fissi, ricordiamo che il costo del Registered Agent ricorre annualmente e va pagato puntualmente. Potremmo definire questo un “costo nascosto” perché alcuni imprenditori, accecati dalle basse filing fee statali, si scordano che dovranno pagare l’agente ogni anno.
• Franchise Tax inattese
  Alcuni stati addebitano tasse annuali fisse indipendenti dai profitti. Ad esempio, la California ($800/anno) anche se la società non ha ancora guadagni, o il Delaware ($300/anno). Chi non approfondisce queste informazioni potrebbe considerarle vere e proprie “fregature nascoste” dopo aver già costituito la società. Suggeriamo pertanto di informarvi bene sulle tasse fisse dello stato scelto.
• Ostacoli bancari e finanziari
  Si potrebbero incontrare sorprese sul bancario/finanziario, ad esempio, difficoltà ad aprire un conto bancario aziendale da remoto (molte banche richiedono presenza fisica dei soci, o un SSN che gli stranieri non hanno) e comportare un viaggio non previsto o la scelta di banche fintech (con eventuali commissioni). Anche ottenere finanziamenti o carte di credito business può essere complicato per una società neonata guidata da stranieri (questo non è un costo diretto, ma una barriera che può creare ritardi o costi aggiuntivi, come commissioni di servizi alternativi per gestire i pagamenti). E’ per questo che affidarsi ad una società di consulenza esperta come ExportUSA è la soluzione ideale per aprire una società negli Stati Uniti.
• Costi legali per proteggersi
  Aprire nello stato più economico non sempre è la scelta migliore se quel risparmio comporta minori tutele legali. Ad esempio, il Delaware è noto per offrire un sistema legale pro-business e tribunali dedicati al diritto societario (Court of Chancery): questo è un vantaggio nascosto che vale quei costi in più. Al contrario, uno stato molto economico potrebbe non offrire lo stesso livello di protezione legale in caso di dispute, il che è un “costo” potenziale in termini di rischio. Insomma, dietro a bassi costi possono nascondersi compromessi su altri fronti (stabilità legale, reputazione, facilità di fare affari, ecc..).
• Tempo e burocrazia aggiuntiva
  Come ultimo “costo nascosto”, parliamo del tempo investito per capire e gestire tutti questi aspetti. Anche se non è quantificato in denaro, il vostro tempo vale, spesso molto. Passare settimane a districarsi tra moduli e telefonate all’IRS è tempo sottratto al business: a volte è meglio investire in servizi e consulenze di società specializzate come ExportUSA.

Errori da evitare quando apri una società in USA (le trappole in cui è facile cadere)

• Pensare che aprire una società in USA sia complicato (e rinunciare in partenza)
  Un errore frequente è quello di farsi spaventare dalla burocrazia. Molti credono che aprire in USA sia difficile quanto (o più di) in Italia, ma non è così. La costituzione è relativamente semplice e a basso costo, l’importante è farsi aiutare da chi lo ha già fatto centinaia di volte.
• Scegliere lo stato “sbagliato” solo perché va di moda
  Un altro errore è aprire la società nello stato sbagliato. Molti optano per Delaware o Wyoming attratti dalle basse tasse o perché “l’ho letto su internet”, senza valutare se sia adatto al proprio caso. La scelta dello stato deve basarsi su dove si svolgerà effettivamente il business e sulle esigenze specifiche (es. Delaware ottimo per startup con investitori, Wyoming per privacy e costi minimi, California necessaria se operi lì ma costosa). Non bisogna seguire le mode o del sentito dire ma fare un’analisi personalizzata.
• Risparmiare su consulenza e supporto locale
  Molti, per ridurre i costi, fanno da soli senza consulenti o si affidano al fai-da-te per procedure che non conoscono. Fare economia su commercialisti, consulenti specializzati o avvocati esperti può portare a errori molto costosi dopo. Ad esempio, non redigere correttamente i documenti societari, o non rispettare qualche obbligo, con il rischio di multe o cause legali.
• Confondere finanze personali e aziendali
  Un errore classico (non solo negli USA) è mischiare conti personali e conto aziendale. Aprire una società significa creare un’entità separata: se non si tengono separate le finanze, si rischia di invalidare la protezione di responsabilità limitata (il cosiddetto “piercing the corporate veil”). Consigliamo di aprire subito un conto bancario dedicato, tenere ricevute, e fare le cose in regola per non avere grane legali/fiscali.
• Dimenticarsi gli obblighi post-apertura
  Tra gli altri errori: non presentare l’Annual Report allo stato entro i termini, o dimenticare di pagare una tassa annuale (franchise tax), sviste che possono portare a penali o addirittura alla dissoluzione d’ufficio della società. Suggeriamo di segnare a calendario tutte le scadenze.
• Credere che aprire la società sia “tutto ciò che serve”
  Molti pensano che una volta aperta la società, magicamente il business decollerà in USA. Aprire la società è solo il primo passo. Poi servono impegno commerciale, marketing, e, soprattutto, comprensione del mercato locale, altrimenti si rischia di avere una scatola vuota
• Affidarsi a scorciatoie pericolose
  Tra gli esempi, il tentativo di acquistare società già pronte (shelf companies) per evitare le pratiche di registrazione. Questa può essere una trappola: la società esistente potrebbe avere debiti occulti o problemi legali. Dunque, meglio costituire da zero la propria società in modo pulito, nonostante le procedure iniziali, piuttosto che ritrovarsi con grane impreviste.
• Non adattarsi al contesto USA
  Infine il più importante dei consigli, al contempo sottovalutato da chi vuole aprire una società in USA, un errore di mentalità: pensare di gestire tutto come si farebbe in Italia. Anche nella burocrazia e nel business, l’approccio USA è diverso (per esempio maggiore enfasi sulla velocità di risposta al cliente, legalità formale diversa, ecc.). E’ importantissimo studiare la cultura business locale o avere qualcuno sul posto. Questo non è un costo diretto, ma la sua mancanza può portare a errori operativi molto costosi.

Scelta tra gli Stati USA: meno vantaggiosi vs. più convenienti (costi e burocrazia a confronto) per gli imprenditori italiani

La scelta dello stato incide sui costi iniziali, sulle tasse annuali e sul livello di burocrazia. Non esiste lo stato perfetto in assoluto, ma dipende dalle priorità del business (costi bassi? mercato locale forte? vantaggi fiscali? snellezza burocratica?).

Un confronto tra 5 stati americani significativi

• Delaware
  E’ popolare per la giurisprudenza favorevole, velocità di processo, niente tasse su reddito fuori stato, ma per contro ha un costo annuale fisso di $300 (se la vostra priorità è risparmiare).
  Delaware: paghi qualcosa in più in cambio di stabilità legale.
• Florida
  Conveniente per chi opera direttamente in Florida: costi di apertura moderati, nessuna tassa statale sui redditi personali, clima business-friendly. E’ uno di quegli stati che se un imprenditore italiano pensa di trasferirsi o aprire un negozio in Florida, “ti aiuta” (burocrazia semplificata e tasse moderate).
• Texas
  Peculiarità di questo stato è il Franchise Tax a zero per molte piccole imprese: la soglia di esenzione è di $1,200,000 di fatturato annuo, sotto quel fatturato non si paga la tassa, il che lo rende molto conveniente per startup e PMI. il Texas offre un enorme mercato interno e nessuna income tax personale, però ha un costo iniziale più alto di altri stati. Si può definirlo uno stato pro-business e pro-crescita, dove i costi arrivano solo quando inizi a guadagnare sul serio (anche questo può essere visto come uno stato che “ti aiuta”).
• California
  E’ lo stato più costoso per mantenere una società (la famigerata tassa fissa da $800 l’anno per le LLC, indipendentemente dal fatturato). Uno stato per cui poco “friendly” dal punto di vista dei costi, però potrebbe valerne la pena se il vostro business ha bisogno di essere proprio lì (perché magari vuoi servire la Silicon Valley, il settore entertainment di Los Angeles, ecc.). Insomma, “caro ma a volte necessario..”.
• Wyoming
  Wyoming è uno stato “super friendly” in termini di costi: tutto economico, nessuna franchise tax, privacy per i proprietari (non vengono resi pubblici facilmente i nomi dei soci), etc. Però aprire in Wyoming ha senso se non vi dispiace gestire da remoto: se poi operate altrove dovrete registrarvi in quell’altro stato (col relativo costo, come detto prima). Wyoming è uno stato che sicuramente “ti aiuta” sul fronte costi, ideale per chi vuole testare un business con spese minime.

Consigli extra per chi vuole aprire una società in USA

Scegliere LLC o Corporation? Spoiler: LLC per i nomadi digitali, Corporation per le società già affermate

L’LLC (Limited Liability Company) è il formato preferito per il 90% delle aziende italiane che aprono negli USA. È flessibile, facile da gestire e si adatta sia a chi lavora con clienti diretti, sia a chi vuole vendere su Amazon o Shopify.
Una Corporation ha più obblighi burocratici, ma può essere utile per chi cerca investimenti, vuole distribuire azioni o operare in settori regolamentati.

Attenzione alle tasse

Gli USA non sono un paradiso fiscale. Ogni Stato ha regole sue. Ma con una LLC, se non avete dipendenti o sedi fisiche, puoi gestire bene l’imposizione fiscale. Il trucco è avere:

• Una contabilità ordinata

• Una dichiarazione IRS puntuale

• Un commercialista esperto in LLC americane (non quello che ti fa l’UNICO in Italia)

Suggerimenti da insider (che non trovi in giro)

• Apri il conto in presenza, anche se richiede un viaggio: le banche americane sono molto formali.

• Non affidarti a sistemi online automatici: rischi di ottenere un EIN errato o finire con una società “fantasma”.

• Non usare indirizzi di comodo: Google e Amazon lo scoprono, e ti penalizzano.

• Costruisci subito una credit history aziendale, anche con una carta di credito garantita.

• Registrati a SAM.gov e Dun & Bradstreet se vuoi lavorare con enti pubblici o grandi aziende.

L’errore più comune: pensare che “basta aprire la società”

Aprire non significa essere pronti. Una società può essere costituita anche in 24 ore, ma se non avete:

• l’EIN

• il conto corrente

• il registered agent

• un indirizzo fisico (anche virtuale)

• i documenti pronti per la banca

… allora non potete fare nulla. Non incassate, non vendete, non fatturate. E rischiate anche sanzioni.

Quindi: quanto costa davvero partire con una società in USA?

Se volete fare le cose in autonomia, risparmiate qualcosa. Ma perdete tempo (tanto). Se invece vi affidate a chi lo fa di mestiere, i costi salgono un po’, ma guadagnate mesi ed evitate il rischio di (molte) grane.

Ecco un esempio di un pacchetto consigliato da ExportUSA per una LLC in Florida:

• Costo complessivo apertura: circa $3.000, tutto incluso (registrazione, EIN, indirizzo legale, registered agent, supporto banca)

• Gestione annuale: tra $1.200 e $3.000, per contabilità, rinnovi, dichiarazione IRS